如何提高微信沟通效率 | 经验分享

2018-03-10 倪考梦 倪考梦 倪考梦

我的工作是建设和运维智库,每天跟人打交道,主要通过微信,所以我一直思考关于如何有效提高微信沟通效率的问题,有一些思考。同时,我发现,身边很多朋友也跟我一样,离不开微信,但是由于缺乏一些技巧,导致微信严重过载,甚至错过重要信息,所以我决定抛砖引玉,分享自己的经验,也欢迎你把自己的心得通过留言告诉我,让我能够更一步提升。这篇文章有点枯燥,但认真消化后应该会有所收获,希望你能坚持读完。

一、如何提高微信效率

这部分内容基于去年2月份写的《提高微信使用效率的17个小技巧》修订。

(一)基本技巧

  1. 双击

    双击微信界面左下角「短信」按钮,会自动显示下一条有红色数字的信息条。这条默认大家都会。

  2. 收藏

    很多信息和文章,都可以「长按」后收藏,事后找时间集中阅读,提高效率。

    新版微信的收藏功能很强大,可以作为「笔记」工具来用,甚至可以拿来分享未经审核的文本。

  3. 转发

    批量转发:点「转发」,在群列表页面,勾选右上角的「多选」,一次性最多可以选择9个微信群。

    有效转发:转发时添加个人「评论」和「提问」,这样可以节省他人阅读时间,同时更好地传递观点。

  4. 备注

    添加微信好友后,记得第一时间备注好友真实姓名和简介等,如:

    倪考梦(温州市委政研室)

    如果有心,还可以添加「文字描述」,不断更新好友的信息。还有,适合拍名片存下来。有名片的可以把名片拍下来,存到「图片描述」里。

    反过来说,为了方便他人了解我们,应该提前撰写个人文字介绍,以及图片版名片,在添加好友后直接发给对方,这样对方收到后,就可以直接保存到备注。

    此外,微信群里的陌生人也可以备注,只是不能使用「图片描述」功能,也可以用起来。

  5. 标签

    给每个好友添加多个「标签」,使得所有人形成一张网络。目前我有近3000位好友和100多个标签,通过标签可以快速找到好友,建立各种专业的小组,来完成特定的项目。

  6. 删除

    删除不必要的聊天记录。原则很简单:在已完成的对话框上,「左滑」后「删除聊天记录」,置顶的除外。聊天记录中有重要信息怕丢失的,可以「收藏」后下步处理,或者「提醒」后未来出现。

    删除不必要的公众订阅号,减轻负担。

  7. 屏蔽

    我的原则是「我主导微信」,不是「微信主导我」,所以要「提醒最小化」。

    屏蔽系统提醒:以iPhone为例,点开系统的「设置」-「通知」-「微信」,仅保留「标记」,其它都关掉,这样会在桌面上的微信图标上提醒一个红色数字。其它的全部关掉,包括解锁后的提醒样式,也要改为「无」。这样就不会有那么多信息跳出来,干扰我们了。

    屏蔽朋友圈提醒:点微信的「我」,「新消息通知」,关闭「声音」和「朋友圈照片更新」。

    屏蔽低质量的信息:看到朋友圈里有人发生活照片,转发垃圾文章之类的,就「屏蔽」掉发帖人——即打开发帖人的头像(牺牲下这位商会会长做下例子),右上角「三点」,选择「不看他的朋友圈」。

    也可以屏蔽不给他人看你的朋友圈,为了保护隐私,建议在「设置」「隐私」里把朋友圈里的「允许陌生人查看十条朋友圈」关掉,然后把「允许朋友查看朋友圈的范围」改为「最近半年」或者「最近三天」。

  8. 提醒

    新版微信有个提醒功能不错,「长按」信息后可以设置未来时点重新提醒,该功能几乎可以把任何信息转化为任务,而且删掉聊天记录也不怕。建议掌握。

(二)微信群技巧

  1. 分类

    根据信息深度(人员素养)可分为牛人群和普通群。

    根据信息密度(交流频率)可分为活跃群和沉默群。

    两个维度交叉后形成矩阵,即四类群:活跃的牛人群,沉默的牛人群,活跃的普通群,沉默的普通群。

  2. 退群

    沉默的普通群,是死群,直接「删除并退出」,免得浪费时间。

    活跃的普通群,如果质量不高,信息很多,也是浪费时间,也建议直接退了。

    可以打开微信的「通讯录」,点「群聊」,做下清理。

  3. 屏蔽

    如果不幸是普通群的重要成员,如群主,或者群主重点关注的嘉宾,「吃不准」「舍不得」「看不清」,不好直接退群的,就「消息免打扰」,免得被重要信息被这些群的垃圾信息所淹没。

    这些屏蔽消息的群,除非他人@你,不主动参与讨论;有闲余时间可以翻下;没时间就直接删除。

  4. 置顶

    活跃的牛人群,信息数量多质量高 ,值得第一时间掌握,建议置顶。

    沉默的牛人群,信息虽少,但是质量高,也可以考虑置顶。但如果这类群较多,也可以选择不置顶。

  5. 实名

    入群后,将「我在本群的昵称」改为「实名+机构」格式,这样可以方便非好友的陌生人了解你是谁。顺道把「显示群成员昵称」开起来,方便交流。

    除非你是超级名人,怕粉丝骚扰,否则还是直接实名更好。现在微信都和手机绑定,其实他人很容易知道微信号后面的真人是谁,所以与其让他人乱猜,不如自己实名,光明磊落一点。

  6. 提问

    群聊时多用「@」,多「提问」,通过问答把大家串联起来。

    心理学有个现象叫「人众无知」,就是人太多了,大家就觉得公共区域发生的事情有别人关注了,自己就没什么责任了。所以有人摔倒在路边,想要人帮忙,最好直接喊某个人名字或者说「那位穿红色格子衬衫的先生,能否帮我一把」。我们在群里也是如此,直接@某人,就等于是公开向某人提问,对方会有社会压力(有「虚拟他人在场效应」),不回答会显得自己没水平,回答的话,则有良好的自我感觉,且对其他同样对这个问题感兴趣的朋友来说是一种帮助。

  7. 建群

    任何会议、调研、聚餐都可以建一个临时微信群,方便相互间不认识的朋友添加好友。用完后一定要及时退掉,不要变成新的负担。

    长期运营的群,要建立「群友录」,方便群友相互沟通。

    此外,要群名可以好玩一点,增加一些图形和特殊文字,让群名变得有意思。

二、如何提高沟通效率

这部分内容基于我十年来阅读和实践各种咨询晤谈方法的心得而来。

(一)基本原则

提高沟通效率,首先是几个基本原则:

  1. 面基好过网聊

    面对面交流由于能够更好地传达非语言沟通信息,如姿势、表情、语气等,所以胜过微信聊天。如果有条件,尽量见面交流。

  2. 私聊好过群聊

    微信聊天的话,一对一沟通更让人觉得被重视,沟通起来更容易。

    不过,群聊因为有社会压力在,所以对一些特殊情境有帮助。

  3. 语音好过文字

    如果是微信沟通,那么在条件允许的情况下,要优先使用语音。

    首选语音通话。现在微信语音通话已经跟电话无异了,唯一麻烦是会被真的电话打断。

    次选60秒语音。尽量使用普通话,这样对方即便是开会,也可以文字识别来查看。

    最后才是纯文字。文字的好处是精准,缺点是去不能反映说话的人所处的环境和心境。

(二)基本技能

然后是一些个人便好的策略:

  1. 平等

    尊重他人,会让他人愿意静下来跟你交谈,即便你是大牛,也要牢记古话「敏而好学,不耻下问」「三人行必有我师」,要谦逊,要平和。

  2. 真诚

    开启你的「同理心」,发自内心地去「共情」,为他人设身处地,与他人感同身受。必须在环境和心境上和他人实现同步,才有可能去理解他人。

  3. 倾听

    这也是基本技能。

    善于倾听的人,听的多,说的少,但是他人却愿意一直跟他聊下去,丝毫不感到自己被冷落。

    最简单的技巧就是听,然后重复他人的一些关键词。

    据说机器人在这个方面比人做得好,所以他们会是很好的心理咨询师。

  4. 反馈

    第一步,评价,直接表明自己的态度。好,或者不好。当然,你可以选择用积极心理学的套路,尽可能地从正面去表述,去强化他人的正面行为。毕竟任何一个人,都不至于是完全错误的,只要有心,你总能找到他身上的闪光点。

    第二步,解释,对在哪里,错在哪里,可以灵活使用多种技巧,如「解释」「自我披露」等。

    第三步,建议,如何去做。

    有效反馈也可以用于育儿、教学。

    孩子做错了,就明确指出他错了,然后告诉他这样做可能会带来的伤害,最后告诉他正确的做法是什么。

    孩子表现不错,就马上予以肯定,然后将其归因为个人的努力,然后鼓励其继续努力。

  5. 干预

    我曾经信奉「不披露自我,不干预他人」的独善其身原则,但如今我的观点是,只要是「专业相关,利益相关」,就要主动干预,提前介入。

    比如说,家里亲戚想创业,你懂一些相关的东西,就要早点帮他,不要等到他遇到问题,找你请教的时候再帮忙。迟早要帮忙的,早点帮忙,可以减少损失,增加收益。

  6. 批评

    批评他人是很难的。

    一是批评到点上很难,或许我们的批评仅仅是因为不掌握情况,不能说我关心你,就可以乱批评你,那样很容易适得其反。

    二是批评的话很难讲,火候掌握不好,也会适得其反,所以最好是用「反馈」的评价、解释、建议三段论来替代传统的批评。

    如果有他人批评你,那你应该高兴,有则改之,无则加勉。

  7. 帮助

    助人和求助一样重要。

    求助在沟通中的一种特殊形式就是提问。

    我们从小就没被教会该如何求助,甚至觉得求助是一件丢人的事情,尽可能不去麻烦别人。事实上,求助是一种融资行为,是给他人一个投资你的机会。当然,你首先得打磨自己,让自己成为一笔诱人的资产。其他的如果你不会的话,就给自己弄个好看点的头像,然后清爽点的名字,最好是实名,然后在求助的时候,尽量把话说清楚,说好听点。

  8. 分享

    火力全开,倾其所有,把自己知道的一切,分享给他人。

    很多人怕分享会失去一些东西,其实未必。

    你所分享的东西,他人未必会看;

    即便看了,未必能理解;

    即便理解,未必能学会;

    即便学会,未必能精通;

    若真精通,岂非好事!

    所谓君子成人之美,此等好事,何乐而不为?


附加题

理想的社交要兼顾多样性和专业性,最好是认识非常多聪明人。现实的社交,考虑到我们的时间和精力有限,所以要优先考虑质量,兼顾数量。

目前我想到两种策略:

  1. 单一策略

    宁缺毋滥(道不同,不相为谋),宁方勿圆(嫉恶如仇,从善如流)。

    只跟少数牛人做朋友,且保持自己的个性。

    说实话,这点很难,只有少数人能这么做。

  2. 组合策略

    私聊深交的朋友,都是牛人,求质量,少即是多。

    群聊浅交的朋友,则无所谓,走数量,多者异也。

    这种模式相对来说容易接受,大家都可以试试。

除上述策略外,还有别的法子吗?